Le transitaire noyé sous les documents
Supprimer la ressaisie des déclarations et des factures, et accélérer le traitement des dossiers.
Contexte
Une agence de transit en douane traite chaque jour un flux important de documents : factures fournisseurs, déclarations, bordereaux, justificatifs. Les équipes les déchiffrent et recopient les informations dans les outils de gestion, à la main.
Friction opérationnelle
Les documents arrivent dans tous les formats : papier, scans, photos, PDF.
Les informations clés sont recopiées manuellement, avec des erreurs.
Le traitement d'un dossier prend du temps et dépend de quelques personnes.
L'archivage et le suivi prennent du retard.
Ce que ça coûte
Lecture Pestel Nexus
Le cœur du problème, c'est la saisie manuelle de documents répétitifs.
On peut lire et pré-remplir automatiquement la plupart de ces documents, avec une validation humaine rapide.
Le gain vient autant de la lecture des documents que de leur circulation automatique vers les bons outils.
Comment on s’y prend
Cartographie des documents
Repérer les types de documents récurrents et les informations à extraire à chaque fois.
Lecture automatique
Extraire les informations clés, même sur des documents photographiés au téléphone.
Pré-remplissage des outils
Alimenter automatiquement l'outil de gestion à partir des documents déposés.
Validation en un clic
Un écran simple pour relire et valider l'information avant enregistrement définitif.
Les outils mobilisés
Un espace pour déposer les documents, même photographiés au téléphone.
Une lecture automatique des informations utiles.
Un raccordement direct à vos outils de gestion existants.
Un contrôle humain rapide sur les cas incertains.
Résultats attendus
La saisie manuelle des documents fortement réduite.
Des dossiers traités plus vite, même en période de pointe.
Moins d'erreurs sur les montants et les références.
Ce qu'il faut pour démarrer
Un échantillon de documents représentatifs à analyser.
Accès à l'outil de gestion à alimenter.
Un responsable pour valider les informations à extraire.
Notre intervention